個人の仕事の進捗管理をモデル化してみる(案)

仕事が多すぎる!!!!(ノД`)シクシク

まぁ、自分で決めているんですが。。。

 

うまくこなせるように、管理体制を作りたいです。

実際仕事でも、部門全体のプロジェクトの進捗管理のシステムを作ったので、

個人でも出来るはず!!!!きっとできる。

 

案を考えてみます。繰り返しトライしてみよう。

 

目次

 

 

まず、必要なプロセスは下記の通り。

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1. 仕事の構造化

基本的な手順としては、プロジェクト単位で仕事をリストアップしたあと、
各々について、GTDを用いて仕事をTODO化。
仕事の依存関係や移動ルートを元に作業の順番を整理する。

ツールは何を使うかが問題だ…。

 

a. プロジェクトの全体像把握

全体像を把握するのにどんなツールを使えばよいか。。。
付箋に書き出していけばいいか。
プロジェクト一覧なるものを作成して、新しい仕事ができ次第追加、
終わり次第削除という感じにする。
どのスパンで実行するかは検証する必要がある。

プロジェクト一覧を振り返る意義としては、
引き受けるべき仕事の評価をすることができるという点。
あと、重要なものに注力できているかどうかがわかる点。

この二点について評価できるような項目を作成する必要がある。

一覧には2つの評価項目をつけて、エクセルで定量的に評価するのが良さそうか。

b. 仕事の TODO 化

仕事のTODO化は各プロジェクトごとにGTDによって実施する。
TODOは毎日変化する可能性があるので、毎日振り返る。
手帳の各ページの実施する日にタスクを貼る。
計画通りに達成できたかどうか、週ごとにTODOの達成度を記録する。

c. TODO消化の順序決め

より重要なものや、
外部との連携があるものから先に記入する。(制約条件)
その他は、場所などの条件を加味して効率よく動けるように設計する。

 

 

2. 時間の見積もり

a. 使える時間の把握

特に、休む時間も考慮に入れる。
大体どれくらいの負荷の仕事に対してどれくらいの休息が必要なのか概算する。
休息の時間や人とあって元気出すのも定期的にタスク化する。

b. スケジュール決定

スケジュールは、一週間単位で考える。
(多少の変動に対応するため。)

 

3. 実施

a. 実施

毎朝TODOを確認して実行する。

b. 記録

毎日の記録は、Dailyの欄に。
週ごとにWeeklyの手帳に大まかな時間と達成したタスクの割合や遅延度合いを書く。

4. 評価

a. 遅延評価(結果分析)

遅延度 = Σ計画から遅れた日数×重要度

b. 品質評価(原因分析)

考えてみたが品質評価はどうしたら標準化できるか、
少し時間がかかりそう。
ここでいう品質評価とは、仕事の仕方という意味での品質としよう。

即ち、段取りが悪くて手戻りした場合の仕事の仕方は品質低い、
手戻りなく効率的に仕事出来た場合、その仕事の仕方は品質が高い。

各プロジェクトごとに、

上手く行った、よくできなかった、
各プロセスのどこが悪かったか

を記録する。これは定性分析かな?
データが集まってくると、私の傾向が見えてくるかも。

 

c. 改善案構築

a, b のプロセスで傾向が見えてくると思うので、
まず b を見て弱点克服→ a をみて、改善状況チェック
としますか。

ではこれでエクセルシート作ります。